프로젝트를 관리하다 보면 할 일, 일정, 진행 상황, 회의 메모가 여기저기 흩어지기 쉽습니다.
툴은 많은데 정작 한눈에 정리되지는 않는 상황, 한 번 쯤 겪어보셨을 거에요.
오늘은 Notion 하나로 프로젝트를 관리하고 반복되는 관리 업무를 자동화하는 방법을
실용적인 관점에서 차근차근 정리해 드리겠습니다. :)
목차
1️⃣ 프로젝트 관리가 어려워지는 이유
2️⃣ Notion이 프로젝트 관리에 적합한 이유
3️⃣ Notion으로 프로젝트 관리 자동화하는 구조
4️⃣ 바로 적용하는 프로젝트 관리 템플릿 구성
5️⃣ 자동화할 때 자주 생기는 문제
6️⃣ 자주 묻는 질문
7️⃣ 결론
1️⃣ 프로젝트 관리가 어려워지는 이유
프로젝트가 복잡해지는 이유는
일이 많아서가 아니라 관리 포인트가 분산되기 때문입니다.
- 일정은 캘린더
- 할 일은 메모 앱
- 회의 내용은 문서 파일
- 진행 상황은 머릿속
이렇게 흩어지면 현재 어디까지 왔는지 파악하는 데만도 시간이 들어요.
그래서 프로젝트 관리의 핵심은 일을 줄이는 것이 아니라 관리 구조를 단순화하는 데 있습니다.
2️⃣ Notion이 프로젝트 관리에 적합한 이유
Notion의 가장 큰 장점은
모든 정보를 하나의 흐름으로 묶을 수 있다는 점입니다.
- 프로젝트 목록
- 세부 작업
- 일정
- 진행 상태
- 관련 메모
이 모든 것을 하나의 데이터베이스 구조로 관리할 수 있습니다.
특히 자동화에 강한 이유는
상태, 날짜, 관계 설정만 잘 해두면 관리 포인트가 자연스럽게 줄어들기 때문입니다.
3️⃣ Notion으로 프로젝트 관리 자동화하는 구조
STEP 1. 프로젝트 데이터베이스 만들기
가장먼저 프로젝트 단위 데이터베이스를 만듭니다.
기본 속성 예시
프로젝트 이름
상태
시작일
마감일
담당자
여기서 상태는
기획 중
진행 중
대기
완료
정도로만 설정해도 충분합니다.
STEP 2. 작업 데이터베이스와 연결하기
다음으로 작업 단위 데이터베이스를 만들고
프로젝트와 관계를 연결합니다.
작업 데이터 예시
작업명
소속 프로젝트
상태
우선순위
마감일
이렇게 연결하면
프로젝트 페이지 안에서
해당 프로젝트의 작업만 자동으로 모여 보입니다.
STEP 3. 상태 기반 자동 관리 구조 만들기
자동화의 핵심은 '상태'입니다!
예시 구조
모든 작업 완료 시 프로젝트 상태 자동 완료
마감일 지난 작업 자동 표시
진행 중 프로젝트만 대시보드에 표시
이 구조만 만들어도 프로젝트 관리에 쓰는 시간이 확 줄어들어요 :)
4️⃣ 바로 적용하는 프로젝트 관리 템플릿 구성
실전에서 많이 쓰이는 기본 템플릿 구성은 아래와 같습니다,
프로젝트 메인 페이지
진행 중 프로젝트 보드
이번 주 작업 리스트
마감 임박 작업 필터
완료 프로젝트 아카이브
처음부터 완벽하게는 금물!
매번 같은 구조로 프로젝트를 시작하면 됩니다 :)
5️⃣ 자동화할 때 자주 생기는 문제
- 속성을 너무 많이 만들고 시작함
- 디자인에 시간을 과하게 씀
- 모든 프로젝트를 하나로 관리하려 함
프로젝트 자동화는
많이 만드는 것보다 계속 쓰는 구조가 더 중요합니다.
불필요한 속성은 과감히 빼는 것이 좋습니다.
6️⃣ 자주 묻는 질문
Q. 개인 프로젝트에도 적용할 수 있나요
A. 가능합니다. 오히려 개인 프로젝트일수록 효과가 큽니다.
Q. 프로젝트 수가 많아도 관리가 되나요
A. 상태와 필터만 잘 설정하면 오히려 한눈에 보기 쉬워집니다.
7️⃣ 결론 : 프로젝트 관리는 Notion 구조만 잘 만들면 자동화 가능
프로젝트 관리는 열심히 하는 것이 아니라, 한눈에 확인이 가능해서 효율적으로 만드는 것에 의의가 있습니다.
프로젝트 단위로 정리하기
작업과 연결하기
상태로 자동 관리하기
이 세가지 과정으로 프로젝트를 훨씬 단순하게 관리해 보세요!
그래서 이제부턴 여러 도구를 오가지 말고 Notion하나로 관리를 끝내보세요. :)
참고링크
2026.01.14 - [하루 설계] - 메일 처리 시간 반으로 줄이는 AI 루틴, 이메일 업무를 가볍게 만드는 방법
메일 처리 시간 반으로 줄이는 AI 루틴, 이메일 업무를 가볍게 만드는 방법
하루 업무 시간을 돌아보면 생각보다 많은 시간이 이메일 처리에 쓰이죠!답장 하나 쓰는 데는 몇분이지만 메일을 읽고, 정리하고, 다시 쓰는 과정이 반복되면 집중력도, 업무효율도 눈에 띄게
hikim110.tistory.com
2026.01.12 - [하루 설계] - 주간 회고를 AI가 대신 써준다, ChatGPT로 자동 생성하는 방법
주간 회고를 AI가 대신 써준다, ChatGPT로 자동 생성하는 방법
한 주를 돌아보는 게 좋다는 건 알지만막상 회고를 쓰려고 하면 손이 잘 안 가는 경우가 많습니다.무엇부터 써야 할지도 모르겠고,매주 비슷한 말만 반복하는 것 같아 부담이 되기도 하죠.그래
hikim110.tistory.com
* AI 루틴 설계에 대한 제 생각 및 철학이 궁금하시다면 [블로그 소개]를 읽어봐 주세요. :)
'하루 설계' 카테고리의 다른 글
| AI가 짜준 일정, 진짜 쓸만할까?! (2) | 2026.01.20 |
|---|---|
| 아침마다 AI 브리핑 받는 루틴, ChatGPT로 아침 브리핑 만들기 (2) | 2026.01.16 |
| 메일 처리 시간 반으로 줄이는 AI 루틴, 이메일 업무를 가볍게 만드는 방법 (0) | 2026.01.14 |
| 주간 회고를 AI가 대신 써준다, ChatGPT로 자동 생성하는 방법 (2) | 2026.01.12 |
| AI가 알려준 내 소비 습관 리포트, 하루 소비 패턴 분석하는 방법 (1) | 2026.01.11 |